株主総会議事録の作成

株主総会議事録の作成

会社法においては、「株主総会の議事については、法務省の定めるところにより、議事録を作成しなければならない」とされています(会社法318条)。

株主総会の終了後速やかに書面または電磁的記録をもって作成しなければなりません(会社法施行規則72条2項)。

株主議事録を作成しない場合には、代表取締役は過料に処せられますので、ご注意下さい(会社法976条7号)。

 

株主総会議事録の記載事項

株主総会議事録には、次の事項を記載することが必要です(会社法規則72条3項)。

①株主総会が開催された日時および場所

②株主総会の議事の経過の要領及びその結果

③株主総会において述べられた意見又は発言があるときは、その意見又は発言の内容の概要

④株主総会に出席した取締役、執行役、会計参与、監査役または会計監査人の氏名又は名称

⑤株主総会に議長が存するときは、議長の氏名

⑥議事録の作成に係る職務を行った取締役の氏名

 

議事録への署名・記名押印

会社法においては、株主総会議事録に、議長、出席取締役等について、署名や記名押印の義務は課されていません。

ただし、会社の登記申請においては、注意する点があります。

株主総会議事録の決議によって代表取締役を定めた場合には、議長および出席取締役が株主総会議事録に押印し、押印した印鑑については、市区町村長の作成した証明書を添付することが必要です(なお、当該印鑑と変更前の代表取締役が法務局に提出している印鑑とが同一であるときは、市区町村長の作成した証明書を添付することは不要です)

 

株主総会議事録の備え置き

株主総会議事録は、書面又は電磁的記録を持って作成しなければなりませんが、その作成した株主総会議事録を、株主総会の日から10年間、その本店に備え置く必要があります(会社法318条2項)。

また、株式会社は、株主総会の日から5年間、株主総会議事録の写しを支店に備え置かなければなりません。ただし、これには例外があり、株主総会議事録が電磁的記録をもって作成されている場合であって、支店における株主や債権者からの閲覧請求に応じて、紙面または映像面に表示する措置をとっているときは写しを支店に備え置く必要はありません(会社法318条3項但書)。

 

株主全員の書面又は電磁的記録よる同意により株主総会議があったものとみなされた場合

株主全員の書面又は電磁的記録よる同意により株主総会議があったものとみなされた場合(会社法319条1項)にも、株主総会議事録を作成することは必要です。

この場合には、次の内容を株主総会議事録に記載することが必要となります(施行規則72条4項1号)。

① 株主総会の決議があったものとみなされた事項の内容

② ①の事項の提案をした者の氏名又は名称

③ 株主総会の決議があったものとみなされた日

④ 議事録の作成に係る職務を行った取締役の氏名

 

弊事務所での対応

株主総会議事録には、上記のとおり、様々な規定があります。

そして、株式会社は、「株主総会の議事については、法務省の定めるところにより、議事録を作成しなければならない」とされており、株主総会議事録を作成しない場合には、代表取締役は過料に処せられます。

このようなことを生じさせないために。

 

弊事務所では、会社登記を専門の一つとして取り扱っています。

株主総会議事録の作成でお困りの方、是非、当事務所にご連絡下さい。

 

 

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